Gerentes: não ocupem cada minuto de suas agendas, deixem um espaço para reais imprevistos

A demanda por tempo de um gerente são infinitas e às vezes parece que você é demandado por todas as direções ao mesmo tempo. Provavelmente isso dificulta o foco e habilidade de ter visibilidade dos problemas futuros. Nesse blogpost conversaremos como limitar as pessoas exigirem mais do seu tempo e provavelmente fazer mais com menos.

Contextualizando

Uma das primeiras coisas que aprendi como gerente foi que se eu não reservar um horário na minha agenda para almoço, provavelmente não almoçaria naquele dia. Quando era engenheiro eu pensava que sabia o que significava ter muitas reuniões, mas minha promoção trouxe muitas pessoas querendo falar comigo e elas raramente pensavam se eu já teria almoçado ou não — as pessoas querem resolver os seus problemas e reunião é uma forma delas resolver, cuidar da nossa saúde deve ser nossa responsabilidade não de outras pessoas.

Alguns meses depois, aprendi um pouco mais sobre minha agenda. Estava viajando a trabalho em outro fuso horário diferente (2 horas à frente da minha equipe). Para o trabalho não ocupar meu horário de jantar (as refeições são muito importante para mim), reservei no calendário qualquer reunião depois das 3pm (5pm no fuso horário da minha equipe). Como não tinha pessoa trabalhando as 7am, trabalhava média de 6 horas por dia, percebi que no final da semana tinha sido mais produtivo, mesmo estando disponível por menos horas.

Assim que voltei de viagem configurei o meu calendário para mostrar meu horário de trabalho das 10am às 4pm.

Demorei um pouco para entender realmente o que aconteceu e por que estava funcionando. O que começou a me ajudar a montá-la foi essa thread no twitter:

Calendário como quadro Kanban

Kanban é um framework de manufatura enxuta desenvolvido na Toyota e adotado entusiasticamente pela indústria de desenvolvimento de software. O framework me agrada bastante, e descobri ter funcionado bem para mim no passado. Ele divide os fluxos de trabalho em etapas e limita o número de itens que podem se acumular em uma única etapa.

O fluxos de trabalho geralmente se assemelham a algo assim:

Esse board parece com o quadro quem gerencio na minha vida:

Trabalho paralelo é assombroso. Ao invés de etapas de fluxo de trabalho, uso dias da semana e limite arbitrário de itens, tenho a restrição física de "número de horas em um dia". Usando blocos de foco e horas de trabalho para limitar os intervalos disponíveis de 30 minutos no meu calendário, dessa forma consigo limitar o potencial "trabalho em andamento" (WIP), geralmente conhecido como tempo de reunião.

Por que faria isso?

Os benefícios são óbvios (pelo menos para mim) — menos exigências no meu tempo, menos trabalho para fazer, tudo em torno de um trabalho menos estressante, além disso, me senti mais produtivo. De onde isso vem? Minha resposta a essa pergunta veio deste fantástico tweet:

Estou citando isso — porque é uma verdade, mas a tl;dr (longo prazo) provavelmente surgirá um imprevisto, pequenas interrupções se transformam em grandes atrasos porque não tem como recuperar o atraso.

Pense em um engarrafamento no horário de pico — a maioria dos motoristas quer dirigir a toda velocidade, mas como não há espaço entre os carros, se uma pessoa reduz a velocidade todas as outras pessoas também devem reduzir.

Como faço?

Meu horário de trabalho e meu horário de almoço não são absolutos — eles são flexíveis. Quando tenho que participar de uma reunião de vendas (uma necessidade consistente, mas imprevisível), é mais fácil movimentar minha agenda para participar. Quando preciso me envolver em um projeto, relatório ou qualquer evento que não consiga esperar, eu tenho espaço na minha agenda para dar atenção.

Isso não seria possível se tivesse ocupado cada minuto da minha agenda. Nesse caso eu teria que repriorizar na hora, tendo que derrubar alguma reunião previamente agendada, gerando frustração nas pessoas que estava esperando a reunião ou entrega que tinha me comprometido.

Nesse caso o "única" frustração que tenho é com meu estômago, quando espero um pouco mais pelo almoço daquele dia.

Texto original publicado por Erik Wiffin